Siete razones por las que los proyectos se ejecutan silenciosamente más allá del tiempo y el presupu

Si llevas suficiente tiempo en el sector de la construcción, sabrás que la mayoría de los proyectos no acaban de golpe. Casi nunca se ve un solo momento dramático en el que todo el equipo se dé cuenta de repente de que el programa está hecho trizas y se ha agotado el dinero; casi siempre es un proceso lento, silencioso y mucho más agotador.

Un proyecto siempre comienza con buenas intenciones, incluyendo un buen plan y un equipo que realmente se preocupa y cree que esta vez será diferente. Con el tiempo, empiezan a surgir pequeños detalles, como posponer una decisión porque alguien está esperando la aprobación final de XYZ o avanzar con una suposición práctica para evitar que se detenga el reloj.

A primera vista, todo parece estar bien y nadie entra en pánico porque nada parece catastrófico todavía, y es exactamente así como ocurren los excesos y el dinero se va por el desagüe: lentamente, en los espacios entre lo planeado y lo que el equipo realmente está haciendo.

He pasado casi treinta años en las trincheras de complejos programas inmobiliarios y de construcción, y la mayoría de las veces, soy la persona que recibe una llamada solo cuando el proyecto ya ha empezado a decaer. Cuando uno pasa tanto tiempo realizando misiones de rescate, empieza a notar las mismas señales de alerta, generalmente porque las barreras que servían para mantener el presupuesto y el cronograma intactos solo estaban ahí para aparentar.

La trampa del tablero verde
Existe una sensación de comodidad particular al tener una hoja de cálculo ordenada; sin embargo, un estado verde a menudo se convierte en un hábito conveniente en lugar de un reflejo fiel de lo que sucede en la obra. Todos hemos visto casos en los que las primeras señales de alerta se descartan como "manejables" y los riesgos se "monitorean" cortésmente, mientras todos esperan que el próximo período de informes mejore por arte de magia. El problema es que el optimismo no compra tiempo; simplemente lo toma prestado, y para cuando los informes finalmente coinciden con lo que el equipo ha percibido durante semanas, las soluciones fáciles suelen desaparecer.

Avanzando en conjeturas
Cuando las aprobaciones se retrasan o las llamadas de diseño se vuelven inciertas, la obra no se detiene, ya que los gastos generales son demasiado altos como para que el proceso se detenga. La gente sigue avanzando y construyendo según lo que cree más probable o lo que ha visto funcionar en un proyecto similar. Si bien esto hace que la obra parezca estar ocupada, también actúa como una fábrica de retrabajos, lo cual es un asesino silencioso por excelencia, ya que se traduce en pérdida de productividad y un programa que resulta asfixiante por razones que nadie puede explicar.

Apresurar la entrega al sitio
La movilización es donde realmente se establecen las reglas del juego, definiendo quién decide qué, cómo se transmite la información y qué significa realmente "hacer". Si se trata esta etapa como una simple formalidad, se pagará durante meses, ya que una vez que un equipo se acostumbra a una propiedad imprecisa y a rutas de decisión imprecisas, es casi imposible volver a meter la pasta de dientes en el tubo.

Demasiadas voces y ningún responsable
Tener mucha gente en la mesa no es automáticamente un problema, pero no tener un responsable final con la autoridad suficiente para cerrar las discusiones sí lo es, y es donde realmente empiezan los problemas. Se nota más cuando un problema empieza a rebotar entre departamentos, con todos los involucrados asumiendo solo la mitad de la responsabilidad, o cuando todo el equipo está en un limbo esperando una aprobación final que nunca llega. En ese tipo de cultura, nadie dice realmente que no; simplemente retrasan las cosas cortésmente, y esos retrasos cortés son los que finalmente acaban con el margen de beneficio.

Seguimiento del tipo equivocado de actividad
Un proyecto puede ser un hervidero de actividad y aun así estar completamente estancado. Si solo se mide el progreso por la cantidad de informes presentados, en lugar de si realmente se están abordando los riesgos y eliminando las incógnitas, se está buscando problemas. Esto permite que los retrasos permanezcan ocultos durante semanas, y para cuando alguien admite que hay un problema, la posibilidad de solucionarlo suele haber desaparecido.

El registro de riesgos se borra
Casi todos los equipos empiezan con un sólido taller de riesgos; sin embargo, en cuanto aumenta la presión real de la entrega, ese registro de riesgos suele desaparecer, catalogado como una tarea administrativa sin sentido, que suele realizarse una vez al mes solo para satisfacer un requisito de la oficina central. Esos riesgos terminan estancados, con las mismas mitigaciones estancadas, durante meses hasta que ocurre lo inevitable y todos se sorprenden, a pesar de que las señales de alerta han estado presentes en el informe desde la segunda semana de trabajo.

Culpar a la tecnología por los problemas de las personas
Si bien la secuenciación, la calidad del diseño y la viabilidad de la construcción son ciertamente importantes, la mayoría de los sobrecostos se deben a fricciones humanas, como prioridades desalineadas, tensiones tácitas o diferentes interpretaciones del éxito. Si no se mejora la relación entre los equipos, ninguna solución técnica funcionará, y solo se estará tratando los síntomas mientras los problemas subyacentes continúan agravándose en otros lugares.

Los proyectos no suelen sobrepasar el plazo ni el presupuesto por un error grave, sino porque se permitió que varios pequeños problemas persistieran sin control. La única verdadera protección es la claridad y la honestidad desde el principio, lo que implica una clara responsabilidad, tomar decisiones difíciles cuando sea necesario e informar con la verdad mientras aún haya margen para cambiar el resultado.

Ian Rogers es el director ejecutivo y fundador de la consultora de construcción líder Procync, conocida por resolver desafíos de proyectos complejos y ofrecer resultados más inteligentes y sin disputas en todo el entorno construido. (Construction Briefing)